Automatisering: wat automatiseer je eerst

Niet de moeilijkste taak. Ook niet de vervelendste. Dit is de echte volgorde.

Iedereen wil eerst automatiseren wat hem het meest irriteert. Dat is meestal de verkeerde eerste stap. De beste eerste automatisering is saai, komt vaak voor en volgt vaste regels. Zo bewijst ze dat de aanpak werkt, voordat je op iets moeilijkers inzet.

De test

Wijs een taak aan en maak deze zin af: "Dit gebeurt elke ___ en de stappen zijn altijd ___." Kun je beide invullen zonder "dat hangt ervan af" te zeggen, dan komt hij in aanmerking.

De volgorde die wij aanhouden

• Data die opnieuw wordt overgetypt. Bestellingen uit de mail in het systeem. Factuurregels in de boekhouding. Dit is puur verlies en de makkelijkste winst.
• Rapportages die iemand elke week of maand met de hand samenstelt. De data bestaat al; het samenstellen is de verspilling.
• Routeren en sorteren. Welke inbox, welke persoon, welke prioriteit. Eerst regels, AI waar de regels ophouden.
• Concepten. Antwoorden, offertes, samenvattingen. AI schrijft het concept, een mens keurt het goed. Nooit andersom.
• Beslissingen. Als laatste, en alleen waar een verkeerde keuze weinig kost en terug te draaien is.

Wat je met rust laat

Alles wat twee keer per jaar gebeurt. Alles waarbij degene die het doet ook degene is die merkt dat er iets niet klopt. Alles wat een klant ervaart als aandacht. Automatiseer het werk achter de relatie, niet de relatie.

Hoe lang het duurt

Het eerste punt op die lijst is meestal een bouw van één tot twee weken, omdat het klein genoeg is om af te komen. Afgemaakte automatiseringen leveren steeds meer op. Halve worden nog iets om te onderhouden.

Herken je jouw week hierin? Dertig minuten is genoeg om het uit te zoeken.

Plan 30 minuten →