Wat AI-automatisering een mkb-bedrijf echt kost

Niemand kan het prijzen op basis van één zin. Dit bepaalt het bedrag, en zo reken je het zelf uit voordat iemand je een offerte geeft.

Vraag drie leveranciers wat AI-automatisering een mkb-bedrijf kost, en je krijgt drie eerlijke, verschillende bandbreedtes. De prijs heeft bijna niets te maken met de AI erin. Hij hangt af van hoeveel van je systemen het raakt, en hoe slecht die systemen zich gedragen.

Waarom is er geen eenduidig antwoord op wat AI-automatisering een mkb-bedrijf kost?

Omdat "AI-automatisering" een etiket is, geen ding. Het dekt een regel die een bijlage in de juiste map zet, en ook een systeem dat duizend leveranciersfacturen per maand leest en boekt. Niet hetzelfde werk.

Twee automatiseringen met dezelfde omschrijving van één zin kunnen totaal verschillende projecten zijn. "Automatiseer onze factuurverwerking" is een zin, geen scope. De prijs zit in wat die zin weglaat: van hoeveel plekken de facturen binnenkomen, in hoeveel layouts, en wat er gebeurt met de facturen waar de machine niet zeker van is.

Daarom is "wat kost bedrijfsautomatisering" de verkeerde eerste vraag. De vraag die je wel kunt beantwoorden, is smaller: wat kost het om déze taak te automatiseren, in jouw systemen, bij jouw volume.

Een bedrag op de prijspagina van een bureau is de prijs van hun kleinste project, niet van het jouwe.

Wat bepaalt de prijs: de AI of de koppelingen?

De koppelingen, bijna altijd. Modelaanroepen zijn in een mkb-automatisering bijna een afrondingsverschil; het werk zit in het leidingwerk aan weerszijden ervan.

Het meeste wat als AI-automatisering wordt verkocht, is workflowautomatisering waarin een model één stap doet. Prijs het dan ook als workflow: lezen waar de data staat, schrijven waar ze moet landen, en omgaan met de dagen dat ze verkeerd binnenkomt.

Zes dingen bepalen het bedrag:

• Hoeveel systemen het raakt. Eén erin, één eruit is goedkoop. Elk extra systeem voegt een koppeling toe, inloggegevens en een nieuwe manier om mis te gaan.
• Of ze een echte API hebben. Een moderne tool met gedocumenteerde endpoints is een middag werk; een pakket van twintig jaar oud, waarvan je niet in de database mag schrijven, kost weken.
• Hoe rommelig de input is. Gestructureerde data is goedkoop om te lezen. Foto's van bonnetjes en mailwisselingen waarin het antwoord in de vierde reactie staat, zijn dat niet.
• Hoeveel het zelf mag doen. Een concept klaarzetten dat een mens goedkeurt, is veel goedkoper dan handelen zonder toezicht. Dat vraagt om grenzen, controles en een spoor van wat het deed.
• Hoeveel uitzonderingen je afdekt. De gevallen die de regel volgen, zijn het grootste deel van de waarde en een fractie van het werk. Achter die paar hardnekkige aan gaan, is waar budgetten verdwijnen.
• Wie het achteraf kan aanpassen. Iets wat alleen je leverancier kan wijzigen, is goedkoper om te bouwen en duurder om te bezitten.

Op welk model het draait, staat niet in dat lijstje. Het ene voor het andere wisselen is meestal één regel configuratie.

Wat is de goedkoopste automatisering die je kunt bouwen?

Die waarbij data van het ene systeem in het andere wordt overgetypt. Het gebeurt constant, de stappen veranderen nooit en er is geen oordeel voor nodig — dus weinig of geen model, en weinig dat mis kan gaan.

Die hoort eerst, omdat hij klein genoeg is om af te maken. Afgemaakte automatiseringen versterken elkaar, halve voegen alleen onderhoud toe. De volledige volgorde staat in onze notitie over wat je eerst automatiseert: overtypen, dan rapporten die met de hand worden samengesteld, dan routeren, dan concepten schrijven, en beslissingen als laatste.

Wat kost een eerste pilot, en hoe lang duurt die?

Een bandbreedte bij een afgebakende scope, geen vaste prijs — en weken, geen maanden, om hem te draaien. Een prijs die wordt genoemd voordat iemand de workflow in kaart heeft gebracht, is een gok. Een eerste automatisering die in maanden wordt geoffreerd, heeft de verkeerde scope.

Wat je van een pilot wilt, is één workflow die van begin tot eind is geautomatiseerd en naast het handmatige proces draait, zodat je de twee kunt vergelijken.

Onze pilot kost vanaf €3.500, excl. btw: de audit plus je eerste flow live.

We publiceren die opzet op onze pagina over AI en automatisering: ongeveer een week het werk in kaart brengen met de mensen die het doen, twee tot drie weken de pilot bouwen, en dan een uitrol die hem uitbreidt naar de rest van de workflow. Meestal vier tot acht weken in totaal, voordat de eerste automatisering in productie draait.

Vergelijk bij de prijs de opzet, niet het totaal: hoeveel uur, tegen welk tarief, over hoeveel weken, en wat er gebeurt als het uitloopt. Vraag of de week in kaart brengen wordt gefactureerd, en wat je aan het eind ervan bezit. Die kaart hoort hoe dan ook van jou te zijn.

Wat kost het om een automatisering draaiende te houden?

Iets, elke maand, voor altijd. Het is de regel die de meeste offertes weglaten, en de regel die bepaalt of het ding over een jaar nog werkt.

Na de livegang komen er drie kosten bij:

• Gebruik. Modelaanroepen, API-aanroepen, alles waarop het draait. Bij deze volumes meestal bescheiden, maar het groeit mee met het gebruik, dus ken de kosten per run voordat het werk groeit.
• Monitoring. Iets moet merken dat het stopt, en "iemand ziet het wel" is dat iets niet. Een stille storing is erger dan geen automatisering, want mensen zijn gestopt met controleren.
• Drift. Een leverancier verandert de layout van een factuur. Een tool brengt een nieuwe API-versie uit. Iemand voegt een veld toe aan een formulier. De automatisering klopte toen ze werd gebouwd, en raakt ongemerkt uit de pas.

Reken op een kleine vaste last. Ons beheer kost vanaf €250 per maand, excl. btw. Vraag voordat je de bouw tekent wat de maandelijkse afspraak dekt, hoe snel iemand reageert als het stukgaat, en wat een wijziging kost.

Hoe weet je vóór de bouw of de ROI hoger is dan de kosten?

Reken het uit met je eigen cijfers, voordat iemand je een offerte geeft. Je hebt twee getallen nodig: wat de taak vandaag kost, en wat het zou kosten om hem geautomatiseerd te draaien.

Het eerste is het aantal uur dat de taak per week kost, maal de volledige uurkosten van wie hem doet, maal tweeënvijftig. Stel: drie uur per week tegen €40 all-in. Dat is iets meer dan €6.000 per jaar, nog vóór fouten. Tel daarbij op wat de fouten kosten — de factuur die twee keer is betaald, de aanvraag die niemand beantwoordde, de bestelling die verkeerd is ingetypt.

Zet dat af tegen de bouwprijs plus een jaar aan draaikosten. Binnen een jaar terugverdiend, op een taak die niet verdwijnt, is meestal de moeite waard. Drie jaar betekent dat de taak te klein is of de scope te groot — en de gebruikelijke oplossing is een kleinere scope.

Levert de bouw niet meer op dan hij kost, begin er dan niet aan.

Eén waarschuwing over bespaarde uren: die worden pas geld als de tijd naar iets gaat dat verdient. Vier uur per week teruggeven aan vijf mensen is echte verlichting, en zelden een fte minder.

Wat moet een leverancier je vragen voordat hij een prijs noemt?

Zes vragen. Heeft niemand ze gesteld, dan is het bedrag dat je in handen hebt een gok.

• Uit welke systemen de data komt en in welke ze landt, en of je bij elk systeem API-toegang kunt krijgen.
• Hoe vaak de taak draait, en hoe lang hij elke keer duurt.
• Hoe de uitzonderingen eruitzien, en ongeveer hoeveel het er zijn.
• Wat er vandaag gebeurt als het misgaat, en wie het merkt.
• Wat de machine zelf mag beslissen, en wat een mens moet goedkeuren.
• Wie de automatisering bezit en aanpast zodra hij live is.

Een leverancier die een vaste bouwprijs geeft op basis van één alinea, heeft het bedrag opgehoogd om de onbekenden te dekken, of komt er later voor terug, op jouw kosten. Geen van beide is een offerte.

Die zes antwoorden zijn waar een gesprek van dertig minuten grotendeels voor is, en dat is precies wat wij doen: neem de persoon mee die het werk vandaag doet, beschrijf het probleem in plaats van de oplossing waarmee je binnenkwam, en je gaat weg met een ja, een nee of de naam van iemand die beter past.

Herken je jouw week hierin? Dertig minuten is genoeg om het uit te zoeken.

Plan 30 minuten →