Vaste prijs of nacalculatie bij software

De prijs is zelden de zorg. Wat er gebeurt in de week nadat je ja zegt, wel.

Vaste prijs of nacalculatie is een discussie over risico. Bij nacalculatie draag jij het risico van het onbekende; bij een vaste prijs dragen wij het. Alles hieronder gaat over hoe dat risico een prijs krijgt.

Wat mensen bang maakt, zijn de weken nadat ze akkoord geven, niet het bedrag zelf. Wat er zonder hen besloten wordt. Wat er aan het eind als meerwerk opduikt.

Waarom eerst een week of twee scopen voordat er een prijs komt?

Omdat een prijs die je geeft voordat iemand naar het werk heeft gekeken een gok is. Gokken worden maar in één richting bijgesteld. Dus elke dienst begint met kijken. Een auditweek voor automatisering. Een week of twee verkenning voor maatwerk software. Strategie en tekst voordat een website ontworpen wordt. Een audit vóór elk SEO-werk.

Wat die tijd oplevert, is een lijst. Welke systemen met elkaar moeten praten. Waar de data echt staat. Wie wat goedkeurt. En de grootste: welke delen van het proces nooit iemand heeft opgeschreven. Ongeschreven proces is waar uitloop vandaan komt.

Het geeft je ook een uitweg. Aan het eind van de scope heb je een document dat de bouw beschrijft. Neem het mee naar een ander, of laat het idee vallen. Bij maatwerksoftware is die verkenning gratis, dus afhaken kost je twee weken en verder niets. Onze notitie over bouwen of kopen voor kleine teams pleit vaker voor niet bouwen dan je zou verwachten.

Wat betekent "vaste scope" voor jou?

Dat er een beschreven bouw geprijsd wordt, geen zak uren. De dienstenpagina zegt het in één regel onder Verkenning: "Processen in kaart, datamodel, vaste scope. Je weet wat je krijgt en wat het kost."

Daar volgen drie dingen uit. Het zijn de drie die je moet checken bij iedereen die je een vaste prijs biedt.

• De scope stond op papier voordat de prijs er was. Kwam het bedrag eerst en wordt de scope er nog omheen beschreven, dan is dat geen vaste prijs. Dan is het een openingsbod.
• De prijs dekt iets wat af is, geen fase ervan. Migratie, training en livegang zitten erin. Een systeem waar niemand naartoe is overgestapt, telt niet als opgeleverd.
• Uitloop is het probleem van de bouwer. Duurt het langer dan we dachten, dan is dat een risico dat we hebben ingeprijsd en verkeerd hebben ingeschat. Het bedrag beweegt niet.

Een vaste prijs is maar zo vast als de scope waar hij naar verwijst. Lees dat document twee keer en het bedrag één keer.

Vaste prijs of nacalculatie: wanneer is nacalculatie het goede antwoord?

Als nog niemand kan beschrijven hoe af eruitziet. Een vaste prijs op een bouw die niet omschreven is, is een weddenschap die één kant moet verliezen. Meestal eindigt het in een magere bouw, regel voor regel verdedigd.

Dus wij zeggen nacalculatie, of een klein afgebakend tijdsblok, als:

• Het werk is verkennend. Je wilt weten of een model je documenten goed genoeg kan lezen om erop te vertrouwen. Het antwoord kan nee zijn. Een week die eindigt in een helder nee, is nog steeds een goede week.
• De eerste klus is het systeem van iemand anders lezen. Niemand kan een prijs geven voor een wijziging in code die hij nog niet heeft geopend.
• Het werk houdt niet op. Monitoring, onderhoud, een maandelijkse meting. Er is geen "af" om een prijs omheen te zetten.
• Je wilt ons oproepbaar hebben voor kleine wijzigingen. Een vaste prijs op werk dat niemand heeft beschreven, is slechter voor jou, niet beter.

De test werkt bij elke leverancier, niet alleen bij ons. Kan het werk op papier, dan hoort de prijs vast te zijn. Kan dat niet, dan rekent iedereen die het vast offreert flink extra, of plant hij later ruzie met je.

Wat verandert de prijs?

Drie dingen, ongeveer in deze volgorde. Koppelingen, datamigratie en scope die na de scope binnenkomt. Geen ervan is exotisch. Alle drie worden ze stelselmatig onderschat door wie koopt.

Koppelingen zijn onderhandelingen met andermans software. Hun API, hun limieten, hun idee van wat een klantrecord is. Eén koppeling is een taak. Vijf is een architectuur. Het aannemers-CRM dat we bouwen, koppelt met e-mail, agenda, videobellen, WhatsApp Business en het boekhoudpakket waar het bedrijf al op draait. Die lijst is een echt deel van de bouw, geen voetnoot aan het eind.

Datamigratie is de minst zichtbare regel in elke offerte en de regel die het vaakst niet klopt. Oude data is nooit zo schoon als degene die hem beschrijft denkt. Dubbelingen, drie spellingen van dezelfde klant, een veld dat stilletjes van betekenis veranderde zonder dat iemand het opschreef. Vraag elke leverancier wat er gebeurt met de records die de import weigert. Het antwoord vertelt je of ze dit eerder hebben gedaan.

De derde is scope die na de scope binnenkomt. Dat is minder een vraag over de schatting dan over wat een leverancier doet op de dag dat die opduikt, dus die krijgt verderop een eigen kopje.

Wat krijg je tijdens de bouw te zien, en wanneer?

Werkende software, elke week, draaiend op je eigen data. Dat belooft de dienstenpagina zelf voor de MVP-fase: wekelijkse demo's op echte data. Het is ook wat een vaste prijs eerlijk houdt in jouw voordeel, niet alleen in het onze.

Een demo op verzonnen data bewijst dat de schermen bestaan. Een demo op jouw data bewijst dat het ding de rommel overleeft die jij hebt. Dat geeft je de enige echte hefboom bij een bouw tegen vaste prijs. Je ontdekt dat we het verkeerde bouwen terwijl er nog tijd is om dat te zeggen.

Het ritme loopt door na de lancering, en verschilt per dienst omdat het werk verschilt. Maatwerk software krijgt elke twee weken een release. Een automatisering wordt in de gaten gehouden, met een maandelijkse notitie over wat hij deed. SEO en AEO krijgen een maandelijkse meting tegen de tijdlijn die de dienstenpagina gewoon noemt: drie tot zes maanden voordat resultaten zich opstapelen. Een snellere belofte gaat meestal over advertentiebudget.

Wat gebeurt er als de scope halverwege verandert?

Het wordt opgeschreven, geprijsd en besloten voordat iemand het bouwt. Als een eigen klein, vast stuk werk, niet als stille uitbreiding van het origineel. Het stilletjes opvangen klinkt gul en is het niet. Het gaat af van de afwerking van iets anders, of van de relatie aan het eind.

De ongemakkelijke versie van dat gesprek is de eerlijke. "Dat is nieuw, dit kost het, nu of in de volgende release?" Een leverancier die dat tijdens een bouw nooit één keer zegt, houdt de scope niet bij of haalt het ergens weg waar jij het niet ziet.

Je kunt ook van gedachten veranderen over het geheel. Laat de verkenning zien dat de bouw niet meer oplevert dan hij kost, dan zeggen we dat. Dat doen we liever dan je een factuur sturen voor het uitzoeken.

Hoe kom je aan een echt bedrag voor je eigen project?

Begin bij de bodem. Een website kost vanaf €5.000, een SEO-audit vanaf €1.250, een eerste automatisering vanaf €3.500 en maatwerk software vanaf €12.500, allemaal excl. btw. Elke dienst toont zijn eigen bedrag op de homepage. De bodem vertelt je of een gesprek de moeite waard is. Het vaste bedrag voor jouw project komt uit de scope.

Beschrijf het proces, niet de software. Dertig minuten is genoeg om te zeggen welke diensten je probleem raakt, en ongeveer hoeveel weken het lijkt. Genoeg om te zeggen of dit een bouw tegen vaste prijs is of een week op uurbasis om het uit te zoeken. Daar is de boekingspagina voor.

Neem de saaie dingen mee: de tools waar je voor betaalt, de stappen die niemand heeft opgeschreven, en het deel van de week waar iedereen tegen opziet.

Herken je jouw week hierin? Dertig minuten is genoeg om het uit te zoeken.

Plan 30 minuten →